「先方からメールの返信がなかなか来ません・・・」
そんなことをポロっと口にした受講者さんがいました。
続けて
「なんか変なこと書いていますか？」と
海外の仕事先へのメールの文面を見せてくれました。
特におかしなところはない英文メールだと思いましたが
ひとつだけ大事なことが抜けている！？
「いついつまでにお返事ください」という英文がどこにもありませんでした。
その方にそのことを伝えると
「あ、そっか、、、でもなんとなく伝わるかと・・・」
はっきり書いたほうがお互いのためですよー！
特に相手が海外の人だと
時間に関しての感覚も当然違ってきますし、
時期によっては先方はバケーションで長期不在をすることも。
私はいつも
今週中には○○します。
来週半ばまでには○○していただけると助かります。
このような文を含めるよう心がけます。
相手にもどのくらいのスケジュール感で動くのかが伝わりますし、
自分にも時間を意識させて仕事を進めるためです。
日本語のメールではできていても
英語でメールを打っていると
頭がいっぱいいっぱいになってしまい
そこまで記載せずに送信ボタンを押してしまうこともあるのでは？
この受講者もそのようでした。
具体的には次のような英文を参考にしてみて
自分でどんどんアップデートしていってくださいね！！
I will get back to you within the week.
（今週中にご連絡します）
I would appreciate a reply by next Friday.
Could you let me know your response by Friday morning？
(金曜日までに/金曜の朝までにお返事いただけると幸いです）
これを入れておくと
こちらの返事が欲しい期限がしっかりと伝わると思います。
しばらくお休みで会社を留守にするときは
I'm out of town form 7/20 to 7/28.
こんな一文を入れられるとよいと思います。
メールの文面にどう入れていいのか迷うならば
※で大きいフォントで最後にいれてもいいのでは？
あまり神経質にならずに
でも大事なことは伝えられるように！がポイントかと思います。
大事な仕事はほかにもたくさんあるのですから！！
サクッと英文メールを送って
スッと次の仕事に取り掛かりたいですものね！！！
それから！！！！！！！
留守電に残す場合も名前と連絡先は必ず言います。
↑
当たり前だと思っているかもしれませんが
スマートフォンの登場で
電話をかければこちらの番号と名前が
先方の画面に出るので・・・
改めて名前を名乗らないことに慣れている世代には
思わぬ落とし穴です。
（名前を名乗らぬ人、多いです💦）
とにかく日々実践することが何事も大切ですので
ビジネス英語だ！！！とガチガチにならずに
あまり気張らずに
そして英文メールがストレスにならないように
少しずつ色々試してみて自分なりの
英文メール術を体得していってください！！
最後までお読みいただきありがとうございました。
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